ありがたいことにたくさんの方に参加していただけ、大きなトラブルもなくイベントを終えることができ、開催後も肯定的なご意見をたくさんいただきました。
主催として実施したことと反省点など、今後の自分＆ジャンル関係なく主催をしようと考えている方のお役に立てればいいなと思い文字に残します。（参考にした等の引用元記載も不必要です。載せてくれてもOKです）ここに記載されている内容はあくまで筆者の体験談をベースにした内容であり、「こうすれば絶対大丈夫」とか「間違いない」という内容ではありませんことをご了承ください。
※各ツールの操作方法よりも考え方の部分の話が大半を占めるので、本当に誰の参考にもならないかも知れません。物事を決める際に困った場合は参考になる、、、かもしれません。
【イベント内容、概要】
・pictSQUAREでの自カプオンリー（自ジャンル初）
・6月中旬、日曜日の0:00〜23:50での開催
・200sp満了
・展示、頒布、ネップリOK。グッズ頒布は一律禁止
・立ち上げ〜開催まで約5ヶ月
【主催スペック】（立ち上げ当時）
・字書き、自ジャンル歴約1年程度、pixivでの自ジャンル公開作品数は5本以下
・自ジャンルでのリアルイベント参加経験1回、本の発行はそのときに1種類
・ジャンル内での人脈はほぼない（たまにTwitterで相互リプをしたり、もくりでの通話が2回程度）
・他ジャンルでのWEBイベントへサークルとしての参加経験あり
・企画の主催経験などはほぼ皆無、人に依頼するのが苦手
・古の腐女子なのでHTMLは理解している。Google Workspace、Illustratorの操作は一通り理解しており触れる。昨今のアプリなどは調べないとわからない。
【開催結果】
・当日参加数合算 1265件
・プラスな感想や二回目を望む声が多い
目次
【一番初めにやったこと】
①企画内容の目的、目標、やることの書き出し
目的「なんのために企画をするのか？」
目標「目的が達成されたと判断できる指標は？」
やること「目的を達成するためにやること、またやらないことは？」
上記三点を初めに決めました。というのも、自ジャンルの規模が比較的大きく人口も多いものであり、その中で「初開催」というのは絶対に失敗できないと考えたからです。
もし失敗した場合に起こりうることとして「二度とWEBイベントが開催されない可能性」「ジャンル人口が減少する可能性」「ジャンルの評判が下がる可能性」「自分がジャンルに居られなくなる可能性」など思いつく限りのマイナスなことを想像し、「絶対に成功させなければ」と強く思いました。初開催のものを成功させるためには目的とそれ相応の段取りが必要だというのはおのずと出てきたものだったので、まずはじめに目的を明確にしました。
目的：「WEBオンリー初心者の方でも楽しめる場にすること」
目標：「楽しかったという声をたくさんもらうこと」
やること：「とにかく分かりやすくハードルを下げること」
参考：一番最初に作った企画書の一部
目的に関しては、自ジャンル内でのWEBオンリーの立ち位置が不明確だったことが大きく影響しています。というのも、開催することを決める前から定期的に「誰かやる予定ないかな？」と【自ジャンル WEBオンリー】などで検索をして調べていたのですが、いつもヒットするのは自分を含めた特定の人の発言のみで「あればいいのにな〜」というようなツイート数もごく僅かだったのです。このことから「自ジャンルの方たちはWEBイベントへの興味がそもそもないのではないか」というふうにわたしは考えていました。
興味がない＝よくわからない＝参加したいとも思わない＝楽しみ方もわからない？
ということかなと思っていたので、「まずはWEBオンリーがどんなものかを知ってもらおう」「WEBオンリーに参加したいと思えるような雰囲気にしよう」「わからないことがない状態にしよう」と考え、やることとして「とにかく分かりやすくハードルを下げよう」と決めました。やることをさらに掘り下げ、行動ベースにすると
とにかく解説の数を多くする
解説は基本的に画像で行う（横データ・サイズ統一）
参加者がそれぞれあとから見れるように画像を残す
必要であれば動画で解説する
ややこしそうなところは先に解説を出す
実際に来た質問は解説付きで共有する
告知を出した後は反応をチェックして不足している説明を追加する
絶対にやらないといけないところ、最低限でいいところを伝える
必要なものはフォーマットを全て作る
といったものになりました。
目的とやることが明確になればやらないことも明確になってきました。
やらないこととして決めたのは
企画の私物化はしない
手を広げすぎない、無茶はしない
主催の本体アカウントは鍵をかけない
といったものです。
そもそもですが、私はリアルな同人誌即売会もインターネット上で楽しめるWEBイベントもどちらも好きです。それぞれに良いところがあって、どちらも長く続いてほしいと思っています。自ジャンルではこの開催をきっかけにいろんなWEBイベントが展開されていけばいいなと思っていたので「できるだけたくさんの人に楽しんで欲しい」という思いがありました。「カップリングオンリー」と銘打っているのだから、このカップリングが好きな人全員に楽しんでもらえる場にしたいと思っていました。WEBイベント初心者も玄人も、同じジャンルにいるけど好きな方向性が違う人も関係なく、みんな一緒に楽しんで欲しかったのです。
【次にやったこと】
②WEBオンリーイベントの中身を決める
WEBオンリーイベントをするぞ！と熱い思いを持っていましたが、
「で、実際に何するの？」というところが非常に大事です。
2022年6月現在では、WEBイベントの開催ができるサービスは様々なものがあるのですが、私は自分が使用経験のある「pictSQUARE」を使うと決めていました。ここでできるのは所謂作品を公開する「展示」、ピクトスペースや書店などを利用した「通販頒布」、あとはアバター同士でチャットしたり、書き込みボードを利用した「コミュニケーション」です。WEBイベントといっても内容は様々で、例えばコミュニケーションに重きを置いているものなら「展示、頒布物なくてOK」なんてこともできますし、逆にリアルイベント感を出したいなら「展示NG、通販のみ」なんてこともできるわけです。
今回一番初めに目的として「WEBオンリー初心者の方でも楽しめる場にすること」というのを決めていたので、「たくさん作品が見れるイベントがいい」「たくさんコミュニケーションが取れるイベントがいい」と思いサークル参加の内容を以下のように決めました。
展示OK
頒布OK
コミュニケーション推奨
やっぱり自カプオンリーイベントの醍醐味というのは「自分の好きなCPの作品をたくさん摂取できる」というところにあるのかなと思い、サークル参加数を増やす＝参加へのハードルを下げる、という意味で展示でも頒布でも両方でもOKとしました。グッズ作品に関して一律禁止とし、やらないと決めた「手を広げすぎない」というところに則って判断しました。またゾーニングや作品傾向なども含め禁止事項を設けました。この辺りはそれこそ主催するイベントの目的や、ジャンル内容に左右されると思うので絶対こうしたほうがいいというのはまったくないです。作品傾向を制限するような禁止事項も入れていましたが、私はジャンルの名前を借りて企画を私物化したくなかったので、自分の好みとは一切関係なく「たくさんの人に楽しんでもらうために」という軸で判断していました。こういった判断をする際にも、目的がはっきり決まっていればスムーズに進むので目的はとても大事です。
開催時間や日程などを決める際に気をつけたことは以下の点です。
自ジャンルのリアルイベント、及び他ジャンルのWEBイベント開催予定との競合
準備期間の想定
理由としては
単純にリアルイベントと日にちか近すぎると原稿活動が大変だから
同日に大きなWEBイベントがあったらサーバーが落ちてしまうかもしれないという不安
同キャラクターの別カプのものと競合していたらいい気がしないだろうという懸念
初開催のWEBイベントのため準備期間を長く持ちたいが長すぎると全体の熱が冷めるかもしれないという不安
といった風に考えていたためです。お気づきかもしれませんが、私自身の性格がかなり臆病である故に、とにかくリスクヘッジをして保険をかけるみたいな行動がかなり多いです。ここまで気にしなくてもいいんじゃないかな、、、というところもたくさんあるので、本当にこれはhow toにできない体験談ですが、初開催の場合は結構有効に使えるかもしれません。
時系列が前後しますが、中身を考える際にぼんやりとやることを決めたらイベントタイトルを考えました。これは私が字書きだったため、イラストなどを使用した告知物を作ることを初めから諦めていたため、文字だけでカップリングが連想できるもの、そして略称でロゴ化できるものをうんうん唸りながら考えました。初開催でなければ募集したりするのもいいと思います。
【中身が決まったらやること】
③いざ告知！！！
やること（イベントの中身）が決まったら次にするのは訴求です。訴求をするために使うツールを決めました。
Twitter
pictSQUARE
この2本だけです。のちに外部サイト（wix）を増やしましたが当初は上記2本しか考えていませんでした。増やしすぎると管理が大変だからです。
pictSQUAREで専用ページを立ち上げるだけでは告知力が弱いです。初開催だと尚更です。ということで、pictSQUAREで専用ページを作る→Twitterで自カプユーザーに認知をしてもらい広めてもらう、という流れを作るべくそれぞれのアカウントを準備しました。また、そのために企画専用メールアドレスを取得しました。
ここでいくつか反省点がありました。まずpictSQUAREのアカウントを新たに取得せず自分が持っていた既存の自サークルのアカウントで企画ページを作ってしまったのですが、自分の主催ページと自分の店舗ページをわけられなかったので自分がサークル参加するためには新たにアカウントを取得しなければいけない状態になってしまいました。これは気付いたのが遅かったので、後から「アカウントを追加取得する」「登録メールアドレスを入れ替える」「ユーザー名などを変更する」等々手間が増えてしまいました。。さらに、自分が作った企画ページの内容が別の企画アカウントの作成されたページと酷似しており大変なご迷惑をかけてしまいました。これは私がページを作成するにあたり様々な企画アカウント様のページを参考にさせていただいてためであり、私が120％悪かったのです。気づいてすぐにお詫びさせていただき御了承いただきましたが、別の企画アカウント様に不快な思いをさせてしまったことや私とそういったやりとりをするお手間を取らせてしまったこと、自ジャンルのイメージを下げてしまったかもしれないことを今でも反省しており、非常に申し訳なく思っています。本当に申し訳ございませんでした。（これに関しては話題にするのも申し訳ない気持ちでいっぱいになるのでこれ以上は言いません）
これ以上誰にも迷惑をかけないようにしようと強く思いながら、Twitterでの告知を進めました。告知する際は前述の通り企画専用アカウントを取得し、主催のツイッターアカウントを記載しました。冒頭で述べた通り、【影響力のない自分が主催してもうまくいかないんじゃないか】【初開催だし認知されないのではないか】といった不安がずっとありましたが、初開催だからこそ誰が主催しているかわからない企画は怖いのではないだろうかと思い主催が誰かわかるようにしました。ただ、個人のフィルターがかからないようにしかったので告知時などは主催は主催とし、主催の名前を出さないようにしました。一対一のやりとりになる個別のお問合せなどには名前ありで返信をしました。（なんとなく礼儀かなと思って）
この辺の使い分けは本当にそれぞれの考え方次第でいいと思います。
立ち上げ初期の頃、特に意識していたのは以下の点です。
興味がわくものにする
わかりやすいものにする
イベント名を入れる（ハッシュタグの設定）
WEBオンリーするぞー！！！と言っても、「WEBオンリーをして何が楽しいの？」「参加したらどういういいことがあるの？」という所謂参加することによって得られるメリットが伝わらなければ参加者が増えることは絶対ないと思っていたので、「こんなことができて楽しいよ！」「難しくないんだよ！」「気軽に参加してみようよ！」というアピールをこれでもかというくらいしました。
参考：実際に告知に使用した画像
アピールしすぎて「ちょっと鬱陶しいかもしれない、、、」などと思うこともありましたが、初開催だし知られないよりは知られた方がいいと思ってこの辺は振り切りました。ありがたいことに自ジャンルの皆様が積極的に情報共有や参加申請などをしてくださり、スペースは早期満了しました。「WEBイベントの需要はあったんだな」「怪しくなかったんだな」と思い非常に安心しました。また、WEBオンリーのタイトルや略称だけではカップリングが伝わらないと思い、ハッシュタグは常にイベント名の略称と、「○○WEBオンリー」という2つを同時に使っていました。
開催日を意識してもらうため、告知系の略称には日付を入れていました。どちらも自ジャンルでは初開催だったことに起因するので、この辺りはどのくらい認知されているかによって使い分ければ良いと思います。
【告知をはじめたらやること】
④イベントへの興味を引き続けるためのアピール
期間：立ち上げ後〜開催直前まで
何度も言いますが自ジャンル内で初開催だったので、満了していてもサークル参加の皆様が「どのくらいの温度感なのかわからない」というのは常にありました。
「とりあえず参加申請はしたけどよくわからないから参加やめとこう、、、」みたいになるのが一番回避したい状況だったので、そうならないように定期的に告知をし続けました。
なので「とにかくまずはこれをやってみてください」という方向のアプローチが多かったです。リアルイベントでも同様だと思いますが、なんでも一度参加経験があればある程度流れが理解できて力を入れる箇所や抜く箇所も自分で判断できると思うのですが、初開催・未経験だとそういうのがわからないと思ったので、サークル参加としてやることややり方のHowto、準備段階で楽しめるポイント、ここは力を入れてここは力を抜いていいところなどを自分なりにまとめて解説しました。この辺りも決めた目的に沿って動かしていました。中にはWEBイベントの経験のある方が補足解説を伝えてくださっていたり、調べながらアバターや店舗背景などを作成されている方もいて、準備から楽しんでいただいたり協力的な方がいることは非常に心強いことでした。余談ですが、このWEBオンリーをきっかけに「サークル初参加します」「本を作ります」という風に言ってくださっている方が何人かいて、「本当に自ジャンルのイベントとして認識されているんだ」と感動しました。
イベントへ継続した興味を持ってもらうため、Twitterで告知ができる開催記念企画を立ち上げました。
当初から「当日以外に何か企画したい」とは考えていて、「イメージソングを募集して曲のリストとプレイリストを公開しよう」というのはぼんやり思っていました。
目的が「イベントへ継続した興味を持ってもらう」というところだったので、①募集②発表のタイミングで案内ツイートができる企画でピッタリだなと思ったのもあります。
最終的に開催記念企画として実施したのは
イメージソングリストの募集、公開
開催記念メッセージの募集
開催記念パンフレットの作成
の3つです。
イメージソングは
Googleフォームを使って匿名で応募できる
何度でも応募可能
一覧リスト、プレイリストはイベント開催前に公開する
一覧リストはスプレッドシートで閲覧権限、プレイリストはSpotifyで公開する
この流れで進めました。他ジャンルではプレイリストの公開をイベント当日に発表しているパターンも見かけたのですが、どうせだったら作業用BGMに使ってほしいなというのと、開催記念として開催前のリアルイベントで紙のパンフレットを頒布すると決めたので、そこにリストを掲載するならプレイリストの公開を後にする理由がないなと思ったからです。
イメージソングの募集に関しては誰でも参加しやすい内容だったため、たくさん応募がありました。Spotifyでのプレイリストのみにしたのは一番利用者が多いのかなと思ったからなのと手を広げすぎないという点での判断でしたが、有志で別の音楽アプリでのプレイリストを作ってくれている方がいました。なんて協力的〜！！ありがてぇ〜！！！と思っていました。（直接お伝えできずすみません）
個人の反省点として
パンフレットに掲載する際に重複しているものをピックアップして載せていたがその際に見落としがあったのでチェックの仕方を変えること
回答のなかで困惑する内容のものがあったため応募する際に最低限の条件をつけること（内容コピペでの連続応募禁止！とか）
という点がありました。新たにされる方が入れば上記の点は対策しておいた方がいいかなと思います。
紙の開催記念パンフレットに関しては、pictSQUAREのサークル参加申請時に金額を上乗せしてくださった方々がいて、それらのお金をイベントの準備として誰がみてもわかるものに使いたいなと思ったからです。開催記念として形に残るものにしたいなと思っていたので、紙の本にするか小物のノベルティにするか悩みましたが、イベントの禁止事項で「グッズ頒布禁止」と決めていたので主催がグッズを作って配るのってなんかなあ、、、と思って紙の本にしました。
パンフレットの中身は
参加方法、遊び方
サークルリスト
エリアマップ
メモ欄
イメソンリスト
開催記念メッセージ
その他細々した説明など
にしました。せっかく紙の本にするのだから、使えるものにしよう！と思ってサークル名やネップリの番号などをメモできるメモ欄をどうしても入れたくて入れました。実際自分で使ってみると、早々に枠が足らなくなって嬉しい悲鳴でした。
本を作ること自体は好きだったので原稿作業はスケジュール的にはきつかったですが楽しみながら進めました。
個人の反省点としてはただ一つ、部数を盛大に読み間違えたことです。
これに関してはタブーかもしれませんが知られて困ることはないので（他の方へ迷惑をかける理由にもならないと思うので）あえて数字を出しておきます。
まず印刷時点でわかっていた情報は「サークル参加が200件」ということだけだったのであとはもうカンでした。一般参加がざっくり200人くらいいるかな？全員がパンフレットを買ってくれたとして、ギリギリだと困るから多めに刷っておくか、、、と思って600部刷ったのですが、かなり多かったです。
最終的にイベントの参加者が1265人（サークル＋一般含めて）だったので、ぶっちゃけ今でも何を基準に判断したら良いかはわかりません。部数アンケートなどを取ればよかったなと思っています。（が、その時はそれらの数字をじっくり考える余裕がありませんでした）
イベント終了後に「パンフレットいっぱいあるからよかったら通販してくれよな！」とツイートしたら、たくさんの人がRTしたりおすすめポイントをつけて紹介してくれていました。優しいな〜！！！！と思って感動しました。そして既に持っている方に二度目の通販をさせてしまったのは非常に心苦しくめちゃくちゃ反省しました。すみません、、、。
開催記念メッセージ関しては、開催記念企画の初めに記載した通り、Twitterで告知ができるものとして最適だ！と思っていました。紙のパンフレットを作るぞ！と決めたあとは、パンフレットに何載せる？→開催記念メッセージがぶわ〜っと並んでたらテンションあがる！！！と思って紙に載せたいなと思っていました。なので、
決まったフォーマットに絵を描いてもらう
ツイートしてもらう
パンフレットに載せる
という流れになるのですが、これが非常に難しかったのです。
なぜかというと、インターネットで公開すること、紙に印刷して頒布すること、それぞれの了承を得なければならず、もちろん片方はいいけど片方はNGだよという場合があるためでした。
なので、そういった説明書きを載せ、
Twitterに載せていい人はタグをつけてツイートしてください
タグがついているものをRTします
紙に載せていい人は別途この説明（リスクヘッジをするための細かい説明）を読んで了承できれば応募してください
という非常にややこしい、初心者に全然優しくない企画になってしまったのです。。
さらに、本来であればこういうのって事前に何人か協力してくれそうな方に声をかけ協力してもらい、その人たちのものが見本として認知されることによりどんどん数が増えていく、、、みたいな流れが望ましいと思うのですが、前述の通り私にはそういったことを気軽にお願いできるような人脈もパワーもなく、開催記念メッセージは募集をかけたものの一切応募がない、という状態が続いていました。自分でも企画内容のわかりづらさ、複雑さに「そりゃ誰も応募しないよね」と思っていました。文字でのメッセージもOK！と言っていたので、自分で見本を描いて出してみるか？と思いましたが、「開催おめでとうございます(^ ^) 嬉しいです！主催者様ありがとうございます！(๑>◡<๑)」みたいなメッセージを自分に向けて書くのはあまりにも羞恥プレイすぎて出来ませんでした。なので、これはもう企画倒れしたらこっそりなかったことにしようと思っていたのですが、ありがたいことに「開催記念メッセージ書きたいと思ってるんですけど、こういうイメージであってますか？楽しみですね！」と主催に声をかけてくれた方がいたのです。最終的にその方にご協力いただいて内容を解説する場を設けていただけたことにより複数の方に理解していただくことができ、あっという間にTLが開催記念メッセージ埋め尽くされ、開催記念メッセージは大成功し、イベント開催前にかなりテンションを上げてくれました。本当にこれは初めに声をかけてくれた方と、そのあとに続いてメッセージをかいてくれた自ジャンルの優しく協力的な方々がたくさんいたから成功した企画です。初開催で人脈がない場合、自分から声をかけにいくパワーがなければなかなかうまくいかないものだと思っておいた方がいいです。逆にそこがクリアできているのであれば、非常に盛り上がるいい企画だと思います。ただ先に書いた通り、他者がデータを預かり印刷して頒布するとなると様々な理由でNGとされる方もいるので（これは一般的だと思います）、その辺は双方快く進めるためにも印刷時の注意事項や条件などを明記して慎重に進めた方がいいです。
その他の反省点としては、
フォーマットの解像度が不十分だったのできちんとしたものを準備する
カラー、モノクロなど指定が不十分だったので決めておく
といったところです。
【開催1ヶ月前を切ったらやること】
⑤各種期限や注意点のリマインド＆スイッチオン
いよいよ1ヶ月前です。WEBイベントではお馴染みの「参加表明」の案内を流したり、おしながきの設定方法や店舗設定などの注意点を流しました。
この時期に完全に新しく案内することはあまりなく、過去に小出しにしていた情報をさらに深ぼって解説する、という段階でした。というか1ヶ月前に新しい情報を追加でバンバン案内していたらただでさえいっぱいいっぱいの初心者の方はパンクすると思うので、できるだけ混乱させないように「新しい情報じゃなくて、前に説明したこれの解説だよ〜」という切り口で案内を出すように心がけました。
前後しますが各書店でのWEBオンリー支援なども受けていたので、書店委託の案内なども流していたのですがここでも反省点がありました。
なぜイベント開催日に通販日時指定をした方が良いのかを説明していなかった
これは本当に私の頭から抜けていて、「日時指定はこうやったらできるよ」という案内しか出していなかったんですね。
結果、イベント開始一週間くらい前には「すみません新刊が売り切れてしまいました、、、追納します」「かわりに展示を増やします（今からかきます！）」といったツイートをたくさん見かけてしまい、大変申し訳ない気持ちになりました。
そうなんです、イベント合わせにしておかないとイベント当日に置くものがなくなるんです！！！二、三日前開始にしててもなくなるんです！！！そういうもんなんです！！！
なので、頒布ありの場合はなぜイベント開催日に通販日時指定をした方が良いのかの説明をすることを強くオススメします、、、。すみませんでした。
（もちろん、サークル様が分かった上で事前販売開始にするのはOKです。今回私が反省しているのは、何故の部分をきちんと説明していなかったから事前完売が多かったんだなと思っているからです）
リアルイベントもWEBイベントも同じだと思いますが、参加表明やおしながき、通販案内などが上がってくると「おっもうすぐだな！楽しみだ〜！」というワクワク感やお祭り感が一気に出てきます。同時に「やばいもうすぐだよやばいよ」と感じる方も出てきます。私はいつもギリギリで生きていたいわけでもないんですが何故かギリギリになるタイプだったので一参加者だと後者の気持ちになることが多いです。
今回、初開催ということで原稿はどうにかできているけど店舗設定などがちんぷんかんぷんで余裕がないという方もいるだろうと考えていたので、これ以降随所で「こうしたら大丈夫」「大丈夫」「楽しんで」という案内を増やしました。初めての経験を「うまく出来なかったな」「間に合わなかったな」みたいな悲しい経験にしてほしくなかったのです。主催のエゴだと言われればそれまでなんですが、WEBオンリー初心者の方でも楽しめる場にすることを目的にしている通り、とにかく私が主催するのだから「楽しかった！！」と思えるものにするために全力で取り組むぞ！！と思っていたので、プラスの発信を増やしました。これは個人的な考えですが、初めてすることはうまく出来なくて当たり前で、間違うことも当たり前で、その次にするときにひとつできるようになってたらいいんですよ。しかも趣味の、本来は楽しいと思えるからやっているはずの余暇活動なんです。だからこそ楽しんで欲しかったのです。少しでも気持ちが楽になればいいなと思い、アフタータグの告知は以前までと違う告知画像にしました。
前後しますがアフタータグを設定しようと決めていたのはサークル数が200になったときだったので、実は企画立ち上げ当初から考えていました。ただ、アフターパーティー（会場そのままで開催する）か、アフタータグ（Twitter上でのみ開催する）かは結構悩みました。
イベント自体は日曜日にほぼ丸一日開催していたので、翌日以降は平常通り仕事や家のことで忙しい方が多いだろうな、参加できなかったら悲しい気持ちになるかもな、と思い誰でもいつでも気軽に参加できるタグにしました。あと、ほんの少しだけ「もしうまくいかなかったら、もしトラブルがあったらアフターパーティーまで心が持たないかもしれない（臆病）」という気持ちもあったのでタグにしました。どこまでもリスクヘッジをするタイプですみません、、、これはどっちがよかったかはわかってないです。思ったよりたくさんの方がアフタータグに協力してくださっていてありがたいです。
余談ですが今回自分も普通にサークルとして楽しみたいという強い思いがあったので新刊頒布と展示両方行いました。主催サークルがやらなきゃ誰がやるんだ！と思って新刊も展示もする！！とは決めていたのですが、特別早筆というわけでもないのでさすがに展示を作る時間がなく、新刊の内容を全文公開するという超時間短縮できるがリスクしかないという個人的にかなりハードルの高いことに挑戦しました。アフタータグも主催がやらなきゃ誰が（略）と思って公開していましたがあまりにも精神的負荷がかかるので23日23:59までにさせていただきました。何がいいたいかというと、参加者の皆さんにお願いするなら主催がまずやらないとね、ということです。特に誰もやってないことをやるのはハードルが高いので、基本的になんでも率先垂範した方がいいと思います。（店舗外観の設定など、私もできていないことはたくさんありましたが、、、）
スイッチオンとして、あとはもうひたすらRTです。参加表明やおしながきなど、タグ付きで上がってきたものをひたすらRTです。タグなしのものは意図的につけていないのか、つけ忘れているのか、どちらにせよ後で怒られたら嫌だなと思ってタグ付きのものだけをひたすらRTしていました。途中でタグが間違っているものに気付いたのですが、修正をお願いするほどでもないかと思っていたらどんどん間違っているものが増えてきて慌てて「違うよ〜！」という案内を流しました。これはややこしいので主催としてすぐ修正案内や注意喚起を出すべきだったなと反省しています。
【開催1日前にやること】
⑥当日の注意点やスケジュールのリマインド＆スイッチオン
⑤とほぼ同じなんですが、あくまで「当日こういうの気をつけて」「当日こういうスケジュールだよ」という点に絞った案内と、あとはひたすら参加表明、おしながきのRTです。正直前日はRT以外することがないです。続々と上がってくるツイートをチェックしてできるだけ早くRTするということを繰り返していました。
あと、限界ギリギリマラソンで挫けそうになっている方を何人か見かけたので「大丈夫だよ！！」の案内を急遽作りました。
急遽作ったので思いっきり誤字があったのですがスルーしました。いいんだよ誤字があっても！とにかく頑張りすぎず、自分を追い込まず楽しんで欲しかった。そして同時に全ての準備を終わらせ準備運動体制に入っている方も見かけたので、両方の人に楽しんでもらいたいな〜！！と心から思いました。この辺は本当、目的を決めていたからずっと思えたことだと思います。目的は大事！
主催としてイベント当日に案内しないといけないこと（開始案内、通販特集ページ、記念撮影案内など）を再確認して、追加画像がいらないものや引用がいらないものは前日には予約ツイートをしていました。開催まで五時間を切ったあたりからそわそわしすぎて何をしたらいいのかわからず、気持ちが落ち着かなくて動画を作って個人アカウントでツイートなどをしていました。（思ったよりもRTされ、嬉しいのと恥ずかしいのと忙しいであろうときにTLにしょうもない動画を載せてしまい大変申し訳ない気持ちでいっぱいでした）
また、繰り返しますが主催は当日「主催として会場管理すること」「サークル参加者としてイベントを楽しむこと」の両方をしたかったので、開場30分前からはRTなどの案内は一旦ストップします、それ以降は定期チェックでRTするのでタイムラグが発生しますという案内を出しました。会場管理とTwitter更新の両方を常に同じパワーで実施するのは不可能なので、メインは当日の実施会場で行動するということを事前に決めていました。
【いざ本番！】
⑦とにかく楽しむ！！！
これにつきます。まず定刻になったらTwitterで案内のツイート（画像付き）を出しました。
あったほうがテンション上がるな！！と思ったから作りました。
そして会場ではアナウンス機能を使ってアナウンスをした、と思うのですが、正直記憶が曖昧です。朝のコアタイムの時は某リアルイベントのように「おっはよ〜〜〜ございます」とアナウンスをしたのは覚えています。
当日は管理をしつつ楽しむのみです。というか、開場30分前を切った時に緊張でやばいやばいと言っていたら友人に「緊張してるのはわかるけど参加者としては主催が楽しそうなのがいちばん嬉しいよきっと」という激励の言葉をもらったので、「その通りだな！！！」と思ってマジで楽しんで、そして楽しんでいることを伝えていこうと思いました。
まず主催という立場で、管理としてやっていたのは定期的なエリアの巡回（違反物がないか等）、メッセージのチェック（困りごとがなどが届いてないか等）です。全サークルの店舗リンク先のページ設定やパスワードの記載不備がないか等をチェックしようと思っていたのですが1エリア目であまりの数の多さに頭がパンクしてしまい、これは無理だなと思って頒布物に問題がないかのチェックに切り替えました。これは次回開催するならチェックの手間を減らすためなにか仕組みを考えます。
メッセージでは幽霊アバターの対応周知に関してご意見があったので、ツイッターで案内を流しました。その後の巡回中はエリアの撮影スポットで幽霊アバターが残っていないかなどをチェックしていました。この辺は主催者が複数人いるならローテーションでやれば負担が減ると思います。
少し余裕ができたらアバターを切り替えて自サークルのチェックや参加者として店舗訪問や記念撮影を楽しみました。記念撮影はどんどん声をかけてどんどんTwitterの自分のアカウントに載せていきました。とにかく楽しかったです。私はこんなに楽しんでるぞ〜！！イェ〜イ！！って感じでした。そういったことをしながら、Twitterで見かけたフォロイーさんの疑問に突然リプしたり（普段はなかなかする勇気がでないのですが、当日はすぐに答えを知れた方がみんないいはず！！と思ったら自然と手が動いていました）、会場で質問されたことをTwitterの個人アカウントで流したりしていました。あとから主催アカウントでどんどん共有していった方がよかったなと思ったのですが当日はそこまで頭が回りませんでした。一応アバターは主催と自サークルとで分けていたので、定期的に切り替えて記念撮影をとにかくたくさんしました。チャットで会話したり、め〜〜〜〜っちゃ楽しかったです。
あと主催として絶対に逃してはいけないのはコアタイムの記念撮影（集合写真）だったので、予約ツイート＆タイマーをかけていました。撮影後はできるだけ早くTwitterに画像をアップしました。
当日嬉しかったのは、皆さんそれぞれが楽しんでくれていたことでした。いろんな方がいろんな楽しみ方をしてくれているのが伝わってきて、それがすごく嬉しくて。なので、いいぞいいぞ〜！と思って記念撮影やコミュニケーションを促すようなツイートを自分のアカウントで発信したりしました。皆が楽しんでくれてるのがうれしいいいい〜！と本当に思いました。
閉場前は急遽記念撮影の時間を設けました。急遽というか、元々締めるときにスクショはとろうと思っていたのですがそれを誰にもいってなかったと気付いて企画アカウントでツイートしました。あと、開場前に作った動画が思ったより好評だったので閉場後もアップしたら面白いかも知れないと思って、何枚か撮影して閉場後に急いで動画を作りました。
結果よかったのかどうかはわからないですが楽しんではもらえたようでした。
閉場時の主催として大事な役割は時間が来たら退場を促すことでした。閉場後も会場に止まるとサーバーの負荷になる、という情報を得ていたので、時間が来たら解散〜！というアナウンスをしました。最後の人が退場するまで残ろうと思っていたのですが、日本人的なアレで主催が残っていると先に退場しにくいのかな！？と思って途中で抜けました。この辺はそういえば事前にアナウンスしていなかったなと後から気づいたので、当日のアナウンスは実は抜けまくりでした。。反省点です。
閉場案内のツイートは予約投稿していました。このタイミングで、目標である「楽しかったという声をたくさんもらうこと」のためにタグを作って告知しました。それからとりあえず動画を作り、最後の集合写真を載せたツイートと動画を載せたツイートを投稿して挨拶などは明日以降に！と前振りをして主催としての動きを一旦ストップさせました。
感動と喜びと達成感と喪失感と睡眠不足で頭がふらふらだったのでとりあえず終了！！としておかないとなにをしでかすかわからなかったので、無理やりストップさせました。
ありがたいことにすぐに感想タグを使ってくださっていて、寝ようと思ったのに全部読んで泣いてしまって寝られませんでした。次の日起きてからもう一回見て、書き込みボードも見て、泣きながら余韻に浸ってましたが主催の仕事はまだ終わっていないので挨拶を作りつつ、Twitterの企画アカウントを編集しつつ、アフタータグを動かしました。
最後の挨拶ができたので公開して、参加者数も確認できたので公開して、あとはアフタータグ期間が終わったら主催の仕事は本当に終わりです。アフタータグの主催がRTする期間を定めたのは、私の場合は決めておかないとダラダラして次の動きをしなくなってしまうなと思ったからです。なのでこの辺は主催される方の性格やその後のイベントの動きなどに合わせて決められるのがいいと思います。
開催翌日はふわふわして個人アカウントで立ち上げからを振り返るスペースをやってみました。聞いてくれた方がいたのが嬉しかったです。本当は企画アカウントで主催者としてやるのがベターだと思うのですが、私はあくまで自分の所感と感情で振り返る形でやったので、個人のアカウントを利用しました。あとまあ単純に臆病なので恥ずかしくて個人アカウントでやるのが精一杯でした（でも誰かに聞いて欲しかったからやった）
ちなみに開催記念企画を決めた頃から一応こんな感じでやることリストをつくっていましたが、大体のものは期限を過ぎていました。スケジュール感はざっくりで決めていましたがこの感覚は割と合っていたかなと思います。
【その他、項目に入らなかったものたち】
pictSQUAREに関しての細々した話です。
アバター
pictSQUAREを用いたWEBオンリーの楽しみの一つでもあるのが、アバターを使ったコミュニケーションや交流です。WEBイベントでは比較的主催者側が作成し配布していることが多いです。自分で作ることもできますし、boothなどで素材を借りることもできます。
今回は主催と別ジャンルで活動している絵描きの友人が快く複数のデザインを作成してくれたので、主催として提供することができました。当日会場でもたくさん見かけてとっても嬉しかったです。また、こういったものを作るのもイベント準備の楽しみのひとつだと思っていたので、「興味がある方は調べて作ってみてね」的な内容を企画立ち上げ当初に告知していたところ、実際自分でオリジナルのものを作り会場を回っていたり、素材として配布してくれている方もいて、どのパターンも「楽しんでくれてる」感があって嬉しかったです。
反省点は、禁止アバターを設定しなかったことです。これはイベントの内容によるので絶対ではないですが、カップリングオンリーの場合は別カップリングのアバター（単体キャラではなく、カップリングで2個1になっているもの）はNGにしておいたほうが賢明だったかなと思いました。
エリア設定
エリアを何エリアにするかは主催が好きに設定できます。今回の場合は200SPで1エリア50にしていたので、4エリア設定にしました。動作のスムーズさとエリア移動のしやすさを考えて、今回の規模なら4エリアでちょうどよかったなという感じです。ただ実は、参加サークルで1件事前のキャンセルがあり、同時期に1SPでエリア設定できるようになったので主催本部エリアを追加して、、、としたので、実は参加サークル199の、5エリア設定になっていました。気づいていて「あれ？」となっていた方がいるかもしれないですね。
エリア背景
エリア数が決まれば、エリア背景をどうするか、という話になります。これこそイベントの目的やテーマ、ジャンルによってさまざまなパターンがあると思うのですが、エリア背景がデフォルトでもイベント自体は問題なく開催できますが、設定してあったほうが倍盛り上がります。かつ、撮影スポットとしてモチーフなどの遊びを入れておくと、100倍盛り上がります。これは本当です。ただ、エリア背景を作るとなると当たり前ですが主催の作業量がかなり増えるので、やるかやらないかはどこまで手を出しても大丈夫か、もしくはイベントの目的は何か、などによってケースバイケースで対応すれば良いと思います。繰り返しますが設定してあったほうがかなり盛り上がります。だって写真撮影いっぱいして皆ツイートしてくれるんですよ。あそこで写真撮影しましょう！っていう声掛けがコミュニケーションのきっかけになるんですよ。盛り上がるに決まってるじゃない。
ちなみに今回の場合は、エリア背景まで凝って作ると主催のやることが多すぎて無理だ！と思っていたので潔く背景はデフォルトでいく、もしくはちょっとだけなんかエリア名に合わせたものにする、と思っていたのですが、アバター同様友人が快く作成を引き受けてくれ、最高に可愛くて素敵な背景を設定することができ、当初の想定の100倍盛り上がりました。大感謝です。ちなみに後から追加した主催本部のエリア背景は主催が力技でなんとかしました。
参考：エリア背景「夏」
作成する時はぴぽや様（ https://pipoya.net/）の素材を元に作成してもらいました。
サークル配置
サークル配置ですが、自動で配置する（申込順に勝手に配置されていく）か、手動で配置するか主催者が決められます。手動で配置する場合も主催者が操作するまでは自動配置されています。二次創作系のWEBイベントであれば、作品傾向や隣接配置などで配置決めをされると思うので手動で動かすことになるのですが、これが結構大変です。
流れとしては
参加者にサークル配置の確定は何日であるかを告知しておく
参加申請時の設問に隣接希望を各欄を追加する
主催が管理しているpictSQUAREのサークル一覧ページからcsvをDLして開く
それをもとに配置を組み替え、データを読み込ませるor手打ちで配置を変更していく
1に関しては申し込んだ時点で配置確定だと思った参加者が先に配置の告知をしてしまうと混乱を招いてしまうので周知が必要です。
２に関しては隣接希望を聞く場合は申込時の設問で【隣接希望がある場合は記入してください】というような項目を設定しておく必要があります。この時に条件がある場合はその旨を記載しておいた方がいいでしょう。（左右合計２サークルまで、双方に記載がある場合のみ適用というような）私が反省しているのは条件を明記していなかったことでした。また、この設問を設定する際にもう一項目「HN欄」を設けておいた方がいいです。私は条件不足により、本当にすべてを隣接してよいのか等を確認するためTwitterなどで情報を得ようとしたのですが、HNがないために誰なのかはっきりわからないということが多々ありました。後にパンフレット作成時に掲載するサークルリストの作成に取り掛かった時も非常に難航したので、結局Googleフォームで追加でHNを聞くという行動に出ました。
余談ですが、この主催者が追加できる設問は他の参加者からも回答が普通に見えるのでマイナスな質問は載せない方が賢明です。
３と４に関してはpictSQUAREのページに行けばcsvのDLができるので難しくはないですが、個人的に非常に面倒だったのが私はエクセルを所持しておらずMacユーザーであり、Googleスプレッドシートですべての作業をしていたためDLした際も読み込みをさせた際も文字化けやエラーが発生したのでいちいち別のファイルでそれを解消してデータ保存し、再度読み込ませて確認して、、、みたいな手順が増えたことです。単純にこれが手間で時間効率も悪かったです。
外部サイト
当初は管理するものが増えると大変なので外部サイトは作成しないと決めたのですが、告知量が増えていくにつれ「いや外部サイトないとダメだわ」と思って慌てて作りました。情報が探せなくなってきたんですね。とりあえずすぐ作れて検索したら情報が探せるやつならなんでもいいと思ってよく見かけるwixを使用しました。無料なので広告が出ていたりデザインに気を回す余裕がなかったので若干見た目がイマイチだったりはしますが情報を探すという点では問題なく利用できています。多分。ただ、wixの中身があんまりよくわからなくて何故かサイト会員申請というのがずっとくるので？？？って感じです。これはイベントと全く関係ないので割愛します。
というような感じで主催をしました。
細かいhow toを作るにしてもWEBイベントのジャンル規模とか、やりたいことによって中身が変わってくるので完全に参考にできるものを作るのは難しいのかなと書いていて思いましたが、逆にいうと考え方の部分をメインで書いているのでこういう流れで自分のやりたいことに当てはめたらいいのかみたいなのは考えやすいのではないかなと思います。たとえば完全に少人数の身内だけで開催するイベントなら告知は一切しなくていいわけです。逆に開催規模は小さくてもコアなところに焦点を当てた内容であれば、そのコアなものが好きな人が反応しそうなとっておきのワードを考えることに尽力した方がいいと思います。
長々と書きましたが、とにかく私は趣味の活動は楽しく明るくワイワイ盛り上がってナンボだと思っているので、企画をするなら楽しめるものがいいと思っています。そのターゲットが該当ジャンル全員なのか、それとも一部なのか、それとも自分だけなのかという話です。
実際ところ、私が主催したものも全員というのは難しくて、表に出ていないだけで楽しめなかった方や嫌な気持ちになった瞬間があった方もいるかも知れないな、ということはずっと考えています。が、それに関してはごめんなさいとしかいえないので、ここで言っておきます。ごめんなさい！！次にやる時はさらにできるだけ楽しめるものにするので、何故楽しめなかったか教えてくれたら次回の改善に繋げるのでどこからかコンタクトをとってください！！いつやるかわからないけど！
この記事や過去の告知の内容などが誰かのお役に立てばいいなと思っています。ジャンル等関係なく好きに参考にしてください。告知物も真似て作ってくれて全然大丈夫です。私が告知した内容をRTで参考にしてくれても構いません。ただ、情報はどんどん古くなっていくということを理解しといていただきたいのと、画像を保存し二次加工して転用したり、自作したものとして使うのはやめてください。利用報告などは不要ですが、参考にしましたという報告があればこっそり見に行きます。よろしくお願いします。